Hochzeit mit Eventagentur: Was man wissen muss

Wenn die Hochzeit kurz bevor steht, muss das Brautpaar an vieles denken und noch mehr organisieren: Gänge zu diversen Ämtern, die Wahl der passenden Garderobe, die Eheringe und dann wollen die eigentliche Trauung sowie die anschließende Feier noch geplant werden. Gut, wenn man diese Punkte an echte Spezialisten abgeben kann – an Eventagenturen. Welche Aufgaben kann man diesen übertragen? Wie steht es um das Preis-Leistungs-Verhältnis? Welche Alternativen gibt es?

Aufgaben einer Eventagentur

Prinzipiell gibt es für jede Art von Event spezialisierte Agenturen, die beispielsweise primär Messeauftritte, Firmenpräsentationen oder eben Hochzeiten planen. Je nach Ausrichtung unterscheidet sich auch die Möglichkeit, an diese Aufgaben zu übertragen. Die meisten bieten jedoch einen Rundumsorglos-Service, der alles von der Planung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen beinhaltet. Bei Hochzeits-Full-Service-Eventagenturen  kann man mit folgendem Angebot rechnen:

  • Erstgespräch

Die Agentur klärt mit dem Brautpaar  deren Kundenwünsche. Dabei prüft sie auch, ob die Ideen mit dem zur Verfügung stehenden Budget umzusetzen sind. Damit es im Termin nicht zu kompliziert wird, sollten Brautpaare am besten ihren finanziellen Rahmen schon vorab genau abstecken. Tipps dazu kann man hier nachlesen.

  • Konzeptausarbeitung

Aus Wünschen und Budget erstellt die Agentur ein erstes Konzept, um eine in sich stimmige Planung zu erreichen.

  • Veranstaltungsablauf

Erste Hochzeitsdienstleister wie Caterer und Floristen werden nun kontaktiert, Termin und grober Zeitablauf werden mit diesen abgestimmt. Die Anbieter werden „reserviert“. Dabei hat eine gute Agentur immer den Blick auf das Budget, damit dieses nicht überschritten wird.

  • Finalisierung

Die Termine und Location werden bestätigt, die endgültige Planung läuft an. Dienstleister und Eventagentur sind in ständiger Absprache. Ebenso überwacht die Agentur Druck und Versand der Einladungen.

  • Durchführung der Hochzeit

Die Agentur sorgt am schönsten im Tag im Leben für einen reibungslosen Ablauf, indem sie weiterhin Kommunikation und Koordination der Dienstleister managt.

  • Dokumentierung und Nachbereitung

Die Eventagentur übernimmt die Zahlung der Rechnung und versendet auf Wunsch Dankesschreiben.

Weitere Aufgaben, die von Agenturen übernommen werden, kann man diesem Beitrag entnehmen. Der große Vorteil bei der Beauftragung einer Agentur ist, dass Eventagenturen über ein großes Netzwerk an Dienstleistern und Locations verfügen. Sie haben für jede Anforderung den richtigen Ansprechpartner zur Hand. So ist es oft leichter den Wunschtermin beim Wunschanbieter zu bekommen.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Eine Einschätzung

Pauschal lässt sich hierzu keine Aussage machen. Das Agentur-Honorar ist abhängig von verschiedenen Faktoren, wie den persönlichen Wünschen, dem zeitlichen und finanziellen Aufwand für die Agentur. Allgemein kann man aber sagen, dass sich das Honorar nach dem Umfang der geforderten Leistung richtet. Brautpaare sollten einfach direkt im Vorfeld die Kostenfrage mit der Agentur klären. Hierfür erstellen sie gemeinsam mit dem Dienstleister eine detaillierte Liste aller Wünsche. Auf Basis derer kann dieser einen Kostenvoranschlag erstellen. Passt dieser nicht in das eigene Budget, lässt sich der Preis reduzieren, indem Wünsche wieder von der Liste gestrichen werden. Ein Tipp: Je konkreter Brautpaare ihre Wünsche formulieren, desto geringer ist das Risiko, dass es zu bösen Überraschungen kommt – nicht nur beim Preis, sondern auch am Tag der Trauung.

Eventplaner haben bei den Dienstleistern in der Regel Sonderkonditionen, von denen Brautpaare bei der Beauftragung profitieren. Berücksichtigt man dies und die wegfallende Organisations- sowie Planungsarbeit, lohnt es sich durchaus eine Eventagentur zu buchen.

Alternativen zur Eventagentur?

Möchte man Kosten sparen oder hat selbst Dienstleister zur Hand, kann man alternativ natürlich alleine Planung, Organisation und Durchführung der Hochzeit übernehmen. Anstatt alles durch eine Hand organisieren zu lassen, können Brautpaare einzelne Dienstleister beauftragen, die auch Kaffeemaschinen, Geschirr oder ähnliches verleihen. Ein möglicher kompetenter Ansprechpartner hierfür ist Event-Vermietung.de. Wer weiter Kosten sparen möchte, kann überlegen, die Location auf das eigene Grundstück oder das eines Verwandten zu verlegen, und mit der Planung auch Angehörige oder Freunde zu beauftragen, die im besten Fall vom Fach sind. Außerdem lässt sich bei den Einladungen einiges an Kosten sparen: Man kann diese selbst basteln und im näheren Umkreis persönlich einwerfen bzw. übergeben. Das spart Druck- und Versandkosten.